Często zadawane pytania o KYB – Weryfikacja biznesowa

1. Czym jest weryfikacja biznesowa?

Weryfikacja biznesowa jest częścią działań „Know Your Business (KYB)”. Weryfikacja biznesowa pomaga instytucjom finansowym weryfikować użytkowników instytucjonalnych i ryzyko zgodności regulacyjnej związane z ich działalnością.

2. Jaki jest cel KYB (Know Your Business)?

KYB (Know Your Business) odgrywa kluczową rolę w tworzeniu bezpiecznego środowiska chroniącego użytkowników przed oszustwami, praniem pieniędzy i nielegalnymi działaniami w naszym ekosystemie. Jest to nie tylko zalecana praktyka, ale także standardowy wymóg, który organy regulacyjne zdecydowanie popierają i egzekwują jako część środków ograniczania ryzyka i zapewnienia zgodności, w szczególności w zakresie zwalczania prania pieniędzy i zagwarantowania skutecznej oceny ryzyka. Wdrażając procedury KYB, zwiększamy naszą zdolność do identyfikowania i ograniczania potencjalnego ryzyka, przyczyniając się do bezpieczniejszego i bardziej godnego zaufania środowiska biznesowego.

3. Jakie dokumenty są wymagane do weryfikacji biznesowej (KYB)?

Poniższa lista wymagań służy wyłącznie do celów informacyjnych. Wybierz najbardziej odpowiedni „typ organizacji” podczas weryfikacji biznesowej, aby zobaczyć listę wymagań, które mają zastosowanie do Twojej firmy.

a. Certyfikat rejestracji

b. Raport o firmie / Zaświadczenie o prawie reprezentowania spółki wydane przez zarejestrowany podmiot / publiczny rejestr online lub wyciąg z rejestru gospodarczego lub odpowiednik wydany przez rząd lub zarejestrowanego podmiot, datowany w ciągu 12 miesięcy, który zawiera najnowsze informacje o dyrektorach i akcjonariuszach.

c. Umowa i statut spółki lub inne równoważne dokumenty założycielskie.

d. Wykres struktury własności przedstawiający rozkład własności wszystkich pośrednich i ostatecznych Beneficjentów Rzeczywistych podpisany i opatrzony datą przez Dyrektora (wzór poniżej)

e. Paszport lub dokument tożsamości każdego z beneficjentów rzeczywistych, ostatecznych kontrolerów rzeczywistych, dyrektorów i osób upoważnionych.

f. Dowód adresu zamieszkania wszystkich beneficjentów rzeczywistych/ostatecznych kontrolerów wydany wystawiony w ciągu ostatnich 3 miesięcy.

g. Potwierdzenie adresu prowadzenia działalności wystawione w ciągu ostatnich 3 miesięcy

4. Jak mogę określić, które funkcje wybrać w sekcji „Powiązani członkowie kadry kierowniczej”?

Poniżej znajduje się krótka definicja każdej funkcji w sekcji powiązanych członków kadry kierowniczej wraz z kilkoma przykładami:

a. Dyrektorzy to osoby, które nadzorują działalność podmiotu i mają zdolność do podpisywania dokumentów w imieniu podmiotu. W większości przypadków stanowisko dyrektora można zweryfikować za pomocą najnowszego raportu wyszukiwania firm/wyciągu z działalności gospodarczej lub odpowiednika.

b. Beneficjentami rzeczywistymi (ang. Ultimate Beneficial Owners – UBO) są osoby fizyczne, które posiadają 25% lub więcej udziałów lub praw głosu w danym podmiocie. Możliwe, że nie zarządzają bezpośrednio firmą, ale ostatecznie czerpią korzyści z aktywów, przychodów lub zysków podmiotu.

c. Upoważnione osoby to osoby, które są upoważnione do wykonywania określonych obowiązków biznesowych i podpisywania dokumentów w imieniu podmiotu. W weryfikacji biznesowej Bitget osoba upoważniona odnosi się do osoby fizycznej upoważnionej do obsługi konta biznesowego Bitget w imieniu podmiotu wprowadzającego. Chociaż dyrektorzy są zwykle domyślnymi przedstawicielami, mogą również delegować to uprawnienie na upoważnioną osobę w drodze uchwały zarządu lub upoważnienia.

d. Ostateczni kontrolerzy to osoby, które posiadają znaczącą władzę kontrolną nad podmiotem. W większości przypadków kluczową różnicą między UBO a ostatecznymi kontrolerami jest to, że UBO przywiązują wagę do własności ekonomicznej i czerpania korzyści, podczas gdy ostateczni kontrolerzy obejmują zarówno kontrolę prawną, jak i ekonomiczną. Kluczowe jest zidentyfikowanie osoby kontrolującej, nawet w przypadkach, w których nie można zidentyfikować UBO, np. w przypadku fundacji lub innych podmiotów bez jasnej struktury własnościowej. W takich sytuacjach podmiot może nie mieć bezpośredniego beneficjenta finansowego, ale nadal musi istnieć jasność co do tego, kto ostatecznie ma uprawnienia do kontrolowania i kierowania operacjami podmiotu.

Przykład nr 1:

• Jeśli dana osoba pełni wiele funkcji, w sekcji „Powiązani członkowie kadry kierowniczej” należy wybrać wszystkie odpowiednie funkcje dla tej osoby.

Przykład nr 2:

• Jeśli osoba fizyczna A jest zidentyfikowana jako beneficjent rzeczywisty (UBO), a osoba fizyczna B pełni funkcje zarówno dyrektora, jak i osoby upoważnionej, funkcje te powinny zostać odpowiednio przypisane w sekcji „Powiązani członkowie kadry kierowniczej”. W szczególności funkcja UBO powinna być wybrana dla osoby A, podczas gdy funkcje dyrektora i osoby upoważnionej powinny być wybrane dla osoby B. Zapewnia to dokładne oznaczenie funkcji i właściwe przedstawienie relacji każdej osoby z podmiotem.

Należy pamiętać, że podane przykłady służą wyłącznie celom referencyjnym. Rzeczywisty wybór funkcji może się różnić w zależności od złożoności struktury biznesowej lub rodzaju podmiotu.

5. Którą funkcję wybrać, jeśli pełnię więcej niż jedną funkcję w podmiocie?

W sekcji „Powiązani członkowie kadry kierowniczej” można wybrać wiele funkcji dla każdej osoby. Szczegółowe instrukcje znajdują się w kroku 5 w Wytycznych weryfikacji KYB .

6. Czy mogę wyznaczyć pracownika lub agenta jako Osobę upoważnioną?

Uchwała zarządu lub upoważnienie odpowiednio podpisane i opatrzone datą przez dyrektora (dyrektorów) jest wymagane, jeśli pracownik lub agent ma zostać wyznaczony jako osoba upoważniona, która będzie obsługiwać konto w imieniu podmiotu.

7. Jaka dokumentacja jest wymagana w przypadku zmiany nazwy podmiotu?

Certyfikat zmiany nazwy jest wymagany do weryfikacji zmiany nazwy. Dokument powinien wskazywać pierwotną nazwę, nową nazwę i datę wejścia w życie takiej zmiany.

8. Jakie dokumenty są dopuszczalne jako potwierdzenie adresu?

Poniżej znajduje się lista akceptowanych dokumentów potwierdzających adres. Dokument powinien być datowany w ciągu ostatnich 3 miesięcy, chyba że określono inaczej, i zaadresowany do danej osoby lub podmiotu.

a. Rachunek za media (prąd, woda, internet, telefon itp.)

b. Wyciąg bankowy

c. Potwierdzenie miejsca zamieszkania wydane przez rząd (np. elektroniczny wyciąg z systemu ewidencji ludności)

d. Pismo wydane przez firmy ubezpieczeniowe

e. Ostatnie zeznanie podatkowe/rachunek za podatek lokalny/faktura podatkowa

Adres zamieszkania nie powinien być adresem skrytki pocztowej, chyba że jest to jedyna forma adresu dostępna w danej jurysdykcji.

9. Czy mogę użyć mojego zarejestrowanego adresu jako „adresu firmy”? Co jeśli prowadzę działalność zdalnie z domu?

Adres firmy (lub adres biura) jest wymagany do identyfikacji fizycznej obecności. Oto kilka przykładowych scenariuszy.

Scenariusz 1:

• Podmiot wynajmuje lub posiada biuro, którego adres jest wykorzystywany do rejestracji firmy, a także jest miejscem prowadzenia działalności. W tym przypadku adres firmy jest taki sam jak adres siedziby.

Scenariusz 2:

• Zarejestrowany adres jest taki sam jak adres sekretariatu lub zarejestrowanego agenta. Ponieważ jednak adres ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów rejestracji przez agenta, podczas składania wniosku należy podać rzeczywisty adres biura. Ponadto należy przedłożyć odpowiednie potwierdzenie adresu wystawione w ciągu ostatnich 3 miesięcy.

Scenariusz 3:

• Zarejestrowany adres jest taki sam jak adres sekretariatu firmy, w którym dostępne są usługi smart office (np. WeWork). Możesz użyć tego adresu jako adresu firmowego, ale musisz przedstawić dowód adresu wskazujący na związek między Twoją instytucją, a agencją sekretariatu firmy (np. ważną umowę najmu biura/fakturę za media wystawioną przez agencję sekretariatu firmy).

Scenariusz 4:

• Jeśli firma jest prowadzona z domu, należy podać adres zamieszkania, pod którym prowadzona jest działalność, jako adres biura, wraz z odpowiednim potwierdzeniem adresu wystawionym w ciągu ostatnich 3 miesięcy.

10. Dlaczego nie mogę znaleźć mojego kraju na liście krajów?

Bitget nie świadczy usług użytkownikom z następujących krajów/regionów: Kanada (Alberta), Krym, Kuba, Hongkong, Iran, Korea Północna, Singapur, Sudan, Stany Zjednoczone (w tym Terytoria zorganizowane* i Mniejsze Wyspy Obrzeżne Stanów Zjednoczonych**), Irak, Libia, Jemen, Afganistan, Republika Środkowoafrykańska, Demokratyczna Republika Konga, Gwinea Bissau, Haiti, Liban, Somalia i Sudan Południowy.

*Portoryko, Guam, Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych, Samoa Amerykańskie i Mariany Północne.

** Wyspy: Baker, Howland, Jarvis, Johnston, Kingman, Midway, Navassa, Palmyra i Wake.

11. Gdzie mogę sprawdzić przyczynę niepowodzenia weryfikacji biznesowej (KYB)?

Po rozpatrzeniu wniosku otrzymasz wiadomość e-mail z systemu na zarejestrowany adres e-mail, w której zostanie podany powód odrzucenia wniosku. Możesz również sprawdzić powód odrzucenia, ponownie odwiedzając stronę „weryfikacji biznesowej”.

12. Z kim powinienem się skontaktować w razie problemów lub pytań?

Skontaktuj się z nami pod adresem kyb@bitget.com, a my niezwłocznie udzielimy odpowiedzi.